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O ano de 2020 acabou, mas, certamente, ficará para a história. Com o surgimento da pandemia do novo coronavírus e, consequentemente, a chegada do normal, muitas empresas acabaram fechando. As que ainda se mantêm em atividade se vêem também em uma situação financeira complicada, salvo algumas exceções que todas as crises possuem. Com as contas no vermelho, não só a produção e o contrato com fornecedores ficam comprometidos, como também o salário dos funcionários e o futuro da própria empresa.

A notícia boa é que toda crise tem solução. A nossa sociedade sobreviverá a ela, não tenha dúvidas. Até essa solução chegar, porém, será necessário realizar uma gestão financeira eficiente, redução de gastos, criatividade e, principalmente, controle emocional. Ainda que não exista nenhuma solução milagrosa para isso, nós separamos aqui algumas dicas que podem ajudar sua empresa a sobreviver durante esse período tão difícil. Afinal, a história nos mostra que as empresas que sobrevivem a grandes crises saem delas ainda mais fortes.

O que fazer para minha empresa sobreviver a essa crise?

A saúde de uma empresa se mede pela situação financeira em que ela se encontra. Dessa forma, para sua empresa não morrer, o controle financeiro é fundamental. Se a área financeira não está muito organizada, ou se o setor em que sua empresa atua foi diretamente atingido pela crise, é preciso pensar em ações emergenciais. 

Como em toda emergência, será preciso tomar decisões difíceis e que mudarão de forma mais drástica a realidade atual da gerência e de colaboradores de uma forma geral. Essas decisões, entretanto, precisam sempre ser pensadas de forma estratégica, de forma a reduzir prejuízos e aumentar a sobrevida de sua indústria ou comércio.

Há leis estaduais e federais que podem ajudar as empresas a passarem por essa crise

Os governos tanto federal quanto estaduais criaram durante esse período de crise sanitária e econômica algumas medidas que flexibilizam regras trabalhistas e que podem ajudar muito com que sua empresa consiga passar por esse período de forma menos crítica. Um exemplo é a medida provisória 936/2020 do governo federal. Entre outras coisas, ela prevê a possibilidade de:

• redução temporária de salário mediante redução temporária da jornada de trabalho; 
• ou suspensão temporária da jornada de trabalho.

Novos tempos, novas formas de trabalho

Outra possibilidade que você pode considerar, dependendo muito do ramo de atuação de sua empresa, é a de permitir que seus colaboradores trabalhem de forma remota. O Home Office pode parecer assustador num primeiro momento, mas quando ele se torna a única alternativa viável, a transição é consideravelmente mais tranquila. 

Com seus funcionários trabalhando remotamente, você reduz despesas fixas de água, luz e telefone e, em alguns casos, pode até repensar se compensa realmente continuar com as despesas de aluguel.

Antes de realizar tal mudança, porém, saiba exatamente como controlar a jornada de trabalho de seus colaboradores. Se, por um lado, é importante ter certeza de que eles continuam produzindo em home office tanto quanto produziam, por outro, não se pode exigir cargas horárias de trabalho excessivas apenas porque estão exercendo a função “do conforto de suas casas”. Esse novo normal é estressante para toda a cadeia produtiva, e não só para os empresários. Afinal, novas formas de trabalho requerem a colaboração de ambos os lados.

Você deve reestruturar suas finanças e reduzir gastos

As medidas previstas em lei ajudam, mas, sozinhas, não são suficientes para equilibrar as contas. A recuperação será gradual e, por isso, outras medidas devem ser analisadas e estudadas.

É preciso explorar diferentes cenários, ter previsibilidade em todos os sentidos possíveis. Financeiramente falando, principalmente. Os processos de trabalho precisam ser bem descritos e a informação não deve ser centralizada. Na ausência de um colaborador-chave, todos devem saber como proceder.

Além disso, realizar a projeção de fluxo de caixa é fundamental. Afinal, se sua empresa está passando por dificuldades, é provável que seus clientes também estejam. Talvez você receba muitas solicitações para aumentar o prazo de pagamentos, o que dificultará a entrada em seu caixa. Portanto, renegocie também prazos com seus próprios fornecedores.

Solicitar empréstimos, somente com muita análise. Veja as condições de pagamento, os juros e se sua empresa conseguirá pagá-lo a médio prazo. O ideal é sempre usar esse recurso em último caso.

Redução de gastos

Reduzir gastos é outra atitude que você pode e deve implementar na sua empresa. Redução de gastos com telefonia e papel, por exemplo, são maneiras relativamente simples e totalmente eficazes de dar o primeiro passo. Água, luz, telefone e outras despesas fixas também podem ser repensadas.

Acima de tudo, planeje-se. Realize reuniões com seu contador ou departamento financeiro e ache soluções em conjunto. Várias pessoas acham soluções mais rápidas que apenas uma. Confie em sua equipe e reestruture-se se necessário. Fazendo isso, sua empresa estará mais forte quando tudo isso passar. E vai passar.

Quando falamos de economia de papel, a primeira impressão que se pode ter é a de que essa não será uma economia significativa. Afinal, papel é um item barato, correto? Sim e não. Uma unidade de folha sulfite é, sim, barata. Quando colocamos na ponta do lápis o montante gasto por semana, mês ou ano, aí os valores acabam mudando.

Diminuir o desperdício de papel é uma atitude rápida e eficiente e que pode ser implementada de forma quase imediata para começar a cortar custos desnecessários dentro de sua empresas.

Quanto sua empresa pode economizar?

Depende.

O gasto com papel em uma empresa é sempre proporcional ao número de funcionários que possui. Exatamente por isso, é comum que as grandes empresas e multinacionais promovam campanhas de economia de papel. Mas mesmo as pequenas e micro podem se beneficiar de ações desse tipo.

No geral, um consumo mais inteligente e sustentável de papel pode fazer com que sua empresa economize até 40% com papel e outros itens, como tinta de impressão e peças das impressoras.

Há empresas, porém, que têm dificuldade em implementar programas de redução de consumo de papel. Afinal, consumo está bastante atrelado a hábitos. E há hábitos tão inseridos no nosso dia a dia que apenas uma abordagem assertiva é capaz de transformá-los.

Confira com a gente algumas dicas para que você e sua empresa aprendam a evitar o desperdício de papel e a transformar os hábitos de seus colaboradores.

Equilíbrio entre conscientização e tecnologia

A diminuição em relação aos gastos com papel em sua empresa depende de equilibrar a equação entre a conscientização dos seus colaboradores e o auxílio da tecnologia.

Desde que haja conscientização e bom senso, a implementação de tecnologias conseguem dar resultados expressivos em um curto e médio prazo.

Para que esse equilíbrio seja alcançado, preparados algumas dicas que devem auxiliar no seu projeto de redução nos gastos com papel.

1 – A criação de um projeto com o intuito de conscientizar seus colaboradores a respeito da importância da redução no consumo de papel

Esse é um ponto extremamente importante. Afinal, grande parte do consumo excessivo de papel na sua empresa se deve ao fato de que o controle no uso de papel não é um tema caro aos colaboradores e, por isso, eles acabam não se importante com a quantidade de papel que acabam utilizando na impressão.

Por isso, criar um projeto que inclua metas e recompensas pode ser uma estratégia interessante ao se tentar mudar a cultura de seus funcionários.

Mas muita atenção. Um projeto desse é muito mais do que colocar um aviso no local de trabalho e torcer para que essa mensagem entre na cabeça de todos. Uma campanha passa por dar explicações, promover ações de conscientização e deixar claro quais serão as recompensas. As metas podem ser estabelecidas e os departamentos que conseguirem alcançá-las, receberão a recompensa.

E, acima de tudo, tente deixar essa questão como algo leve. Incluir e envolver os colaboradores em seus projetos é uma forma de garantir os resultados.

2 – Mude a configuração de sua impressora

Nas configurações de sua impressora, é possível limitar a impressão a frente e verso, preto e branco, redução no uso de tinta, entre outras alternativas. Claro que é preciso analisar antes se essas mudanças não impactarão no trabalho exercido por cada departamento.

Um exemplo pode ser obrigar, por meio de mudanças nas configurações da impressora, que os funcionários realizem a autenticação manual nas impressoras antes de retirar as impressões.

Isso evita que documentos sejam perdidos ou esquecidos na bandejas das impressoras. Também é importante para impedir que documentos sigilosos caiam em mãos erradas.

3 – A tecnologia como aliada na redução de impressões

Com uma tecnologia tão avançada como nos dias de hoje, muitas vezes não é preciso realizar a impressão. Ao invés de se imprimir documentos e relatórios que serão jogados fora em breve, você pode disponibilizá-los aos seus colaboradores de forma digital.

Serviços de nuvem gratuitos, como o Google Drive e Dropbox, por exemplo, conseguem armazenar e compartilhar documentos entre várias pessoas. O acesso aos documentos pode ser feito por um notebook, tablet ou smartphone.

4 – Reutilize o papel que seria descartado

Ao invés de descartar o seu papel, por que não encontrar formas de reutilizá-lo? Um exemplo é transformá-lo em bloquinhos de anotação.

5 – Recicle o papel que seria descartado

Se a reutilização não é possível, então a reciclagem pode ser considerada. Economizar papel está diretamente ligado à preservação do meio ambiente.

Repensar o uso do papel na sua empresa pode ser também o primeiro passo para torná-la mais verde. E essa é uma questão muito importante para os consumidores de hoje. Uma empresa ecologicamente responsável é mais atrativa aos clientes.

Se, por um lado, auditoria financeira é um termo muito comum no meio dos negócios por conta de suas vantagens, por outro também pode causar calafrios. Pessoas que não tem muita informação sobre o funcionamento de uma auditoria financeira pode pensar que essa ferramenta de gerenciamento e controle empresarial é algo invasivo e que tira a autonomia de coordenadores e setores administrativos. Nada mais equivocado.

         Uma auditoria financeira consegue, ao contrário, dar mais autonomia para a empresa, fazendo-a identificar possíveis gargalos, onde é possível economizar e permitir um maior conhecimento sobre o setor financeiro da empresa como um todo.

         O que é uma auditoria financeira?

         Uma auditoria financeira tem como objetivo analisar as atividades realizadas na empresa que têm relação com a economia e as finanças do negócio e permitir a revisão de demonstrações financeiras, assegurando registros mais confiáveis.

         Por conta disso, uma auditoria financeira bem feita consegue garantir que as finanças do negócio sejam traduzidas, de forma fiel, em números e relatórios.

         Ou seja, os auditores — os profissionais que realizam a auditoria — vão analisar os dados gerados, com o objetivo de encontrar eventuais falhas ou gargalos que, de outra forma, seriam imperceptíveis. Com isso em mãos, abre-se a possibilidade da empresa corrigí-los.

         Em casos mais complexos, outra vantagem da auditoria financeira é que ela é também um instrumento para combater fraudes e desvios cometidos por colaboradores ou sócios mal intencionados ou que não se preocupam com a empresa.

         Quando é preciso realizá-la?

         São vários os motivos para realizar uma auditoria financeira. Muitas empresas preferem realizá-la antes ou depois de um grande evento, como a assinatura de um novo contrato ou a finalização de outro. Há também os casos em que a empresa opta por realizá-la por não estar indo muito bem na área financeira.

         Há, entretanto, uma parcela de gestores que realizam auditorias financeiras de forma periódica, seja mensal, anual, a cada dois anos, etc. A periodicidade fica a critério dos gestores, de acordo com a necessidade de cada empresa. Apesar de sua realização ser, de certa forma, trabalhosa, quanto mais frequente for realizada, mais no controle os gestores estarão.

         Como preparar a empresa para uma auditoria?

         Por ser um procedimento complexo, as empresas, geralmente, realizam uma preparação. Afinal, ainda que não haja nenhum colaborador ou sócio com más intenções, há uma certa tendência de alguns deles tentarem ocultar algumas informações — lembra que falamos que a palavra auditoria causa medo? Pois é!.

         Por isso, é importante que, antes de tudo, os gestores conscientizem a todos que a auditoria financeira tem como objetivo melhorar a empresa e otimizar os setores, e não punir. Sem contar que uma auditoria tem como função e especialidade encontrar falhas nos procedimentos e finanças da empresa. Por isso, qualquer tentativa de ocultar informações será encontrada.

         Como posso realizar uma auditoria na minha empresa?

         A primeira coisa é definir se a auditoria será realizada pela própria empresa, ou se será contratada uma empresa externa especializada. Assim que definido, há alguns procedimento básicos para realizar uma auditoria, seja antes (preparação), durante ou depois de sua realização.

·         Mapeamento de processos – A primeira coisa a se fazer é a realização do mapeamento de todos os processos de sua empresa, como pagamentos, recebimentos, cobranças, entre outros. Isso vai contribuir muito para que você e os auditores tenham uma primeira visão geral das finanças da empresa.

·         Identificação de riscos – O segundo passo é a identificação de possíveis riscos, tendo como base os processos que foram mapeados. Isso inclui falhas e instabilidades, como por exemplo procedimentos que são realizados de alguma forma diferente da considerada padrão. Se não existe uma padronização nos procedimentos, esse será um elementos que a auditoria apontará para ser melhorado.

·         Identificação do controle interno – O próximo passo é conhecer, de forma mais completa possível, os relatórios, contratos, conciliações, planilhas, revisões, e outros elementos de controle interno. Após entendê-las, será necessário verificar sua eficácia, ou seja, se elas conseguem traduzir os dados gerados em informações que serão úteis para você, e que sejam precisas e reais. Se esses elementos de controle interno não forem precisos ou de fácil leitura e análise, é papel da auditoria orientar a empresa para a criação de novas formas de geração de controle interno, que sejam mais ágeis, simples, completas e que traduzam fielmente situação financeira da empresa.

·         Análise de resultados: enfim, a última etapa, quando o procedimento de auditoria é realmente realizado. Com as informações em mãos, será possível reduzir gargalos e melhorar áreas e procedimento falhos, que têm potencial de prejudicar o funcionamento e, consequentemente, as finanças da empresa.

         Quais são as principais vantagens de uma auditoria financeira?         A vantagem mais óbvia de uma auditoria financeira é ter em mãos os valores, planilhas e documentos que traduzem de forma verdadeira as finanças da empresa. Além disso, ela também aponta possíveis falhas no controle interno — planilhas, documentos e registros — e orienta a melhorar esses elementos, além de evitar possíveis furtos ou desvios.

Não importa se sua empresa é de pequeno, médio ou grande porte, uma coisa é certa: os gastos com telefonia móvel ou fixa representam um montante expressivo de suas despesas no final do mês. Ao mesmo tempo, a necessidade de uma comunicação eficiente entre os colaboradores e também com clientes — sejam eles já estabelecidos ou em potencial — faz com que a redução desses gastos se torne um verdadeiro desafio.

Então, quais são os passos que sua empresa deve tomar para que essa despesa seja reduzida, mas sem que haja uma diminuição da qualidade do serviço ou da prospecção e comunicação com clientes? Confira aqui algumas dicas que podem ajudá-lo nesse grande desafio.

Saiba detalhadamente de onde vem os gastos com telefonia

Para reduzir gastos em qualquer área de sua empresa, não dá pra fugir de algo muito importante: você tem que saber detalhadamente quais são as suas despesas. Quanto maior e mais detalhado é seu conhecimento dos gastos, mais fácil será de identificar onde se está gastando mais do que o necessário. Com a telefonia, isso também é verdade.

 É necessário que se faça um mapeamento dos gastos com ligações e identificar quanto desse montante é gasto com contatos com fornecedores, clientes e funcionários, com ligações interurbanas, telefone fixo e móvel, além de identificar também qual é o horário em que esse fluxo de ligações é mais constante.

Com todas essas informações em mãos, é possível contratar um plano de telefonia com o enfoque corporativo, o que tende a ser mais vantajoso economicamente para a sua empresa.

Pesquise, pesquise e pesquise

Outra coisa que não há como fugir é da pesquisa. Pesquisar as melhores tarifas e planos disponíveis no mercado auxiliará sua empresa a gastar menos, mesmo quando se trata de planos de telefonia corporativos.

Restringir o uso de telefones a quem realmente precise

Quando se trata se redução de gastos em uma empresa, há sempre práticas que precisam ser revistas. Por conta disso, é importante reavaliar quais setores realmente necessitam de uma linha telefônica, e também quais funcionários possuem funções em que um telefone móvel é indispensável. Esse maior controle e reavaliação de seu uso gerará uma diminuição nas despesas.

Além disso, informação e conhecimento nunca é demais. Informar os seus colaboradores a respeito de quais são horários mais vantajosos para realizar chamadas, bem como dos tipos de ligações que são permitidas aumentará otimizará a utilização das linhas telefônicas dentro de sua empresa.

Várias linhas, uma mesma operadora

Como todos sabem, a padronização da operadora nas várias linhas da empresa também pode ajudar muito na redução de gastos. As operadoras de telefonia tendem a cobrar menos se a ligação for feita de e para aparelhos seus planos.

Utilização de apps de comunicação

São inúmeras as possibilidades de apps gratuitos de comunicação disponíveis no mercado. Seja por texto, voz, ligações ou videochamada, essa é uma prática que cada vez mais empresas utilizam, especialmente quando se trata de comunicação interna. Mais econômico, mais prático que a utilização de um e-mail quando são assuntos de rotina e no alcance de sua mão.

Contrate uma empresa para auditar de gastos

Você sabia que, além de todas essas práticas, você pode contratar também um serviço de auditoria que avaliará os gastos com telefonia de sua empresa?  Esse é um dos tipos de serviço que a Galileo Tecnologia oferece a seus clientes.

Apesar de todas as práticas citadas acima, que você não só pode como deve adicionar no cotidiano de sua empresa, há alguns outros elementos que são quase impossíveis de serem identificados sem que se contrate uma empresa especializada.

Por exemplo: a Galileo Tecnologia descobriu que um montante expressivo de despesas cobradas pelas empresas de telefonia são indevidas. Por isso, a Galileo realizará uma auditoria não apenas para diminuir seus gastos futuros, mas também analisará suas contas dos últimos três ano, com o objetivo de não apenas identificar, mas também pedir a devolução do dinheiro pago indevidamente por você.

A estimativa é de que, com o sistema desenvolvido por nós para identificar cobranças indevidas, de 20 a 40% do valor pago por sua empresa com telefonia nos últimos três anos pode ser resgatado. Além disso, realizamos o mapeamento de gastos de suas linhas para a identificação facilitada de onde é possível economizar.         E a melhor parte de tudo isso é que você não precisa ter receio nenhum: a Galileo Tecnologia irá cobrar pelo serviço apenas depois de comprovado que sua empresa teve uma redução nos gastos com telefonia.