Se, por um lado, auditoria financeira é um termo muito comum no meio dos negócios por conta de suas vantagens, por outro também pode causar calafrios. Pessoas que não tem muita informação sobre o funcionamento de uma auditoria financeira pode pensar que essa ferramenta de gerenciamento e controle empresarial é algo invasivo e que tira a autonomia de coordenadores e setores administrativos. Nada mais equivocado.
Uma auditoria financeira consegue, ao contrário, dar mais autonomia para a empresa, fazendo-a identificar possíveis gargalos, onde é possível economizar e permitir um maior conhecimento sobre o setor financeiro da empresa como um todo.
O que é uma auditoria financeira?
Uma auditoria financeira tem como objetivo analisar as atividades realizadas na empresa que têm relação com a economia e as finanças do negócio e permitir a revisão de demonstrações financeiras, assegurando registros mais confiáveis.
Por conta disso, uma auditoria financeira bem feita consegue garantir que as finanças do negócio sejam traduzidas, de forma fiel, em números e relatórios.
Ou seja, os auditores — os profissionais que realizam a auditoria — vão analisar os dados gerados, com o objetivo de encontrar eventuais falhas ou gargalos que, de outra forma, seriam imperceptíveis. Com isso em mãos, abre-se a possibilidade da empresa corrigí-los.
Em casos mais complexos, outra vantagem da auditoria financeira é que ela é também um instrumento para combater fraudes e desvios cometidos por colaboradores ou sócios mal intencionados ou que não se preocupam com a empresa.
Quando é preciso realizá-la?
São vários os motivos para realizar uma auditoria financeira. Muitas empresas preferem realizá-la antes ou depois de um grande evento, como a assinatura de um novo contrato ou a finalização de outro. Há também os casos em que a empresa opta por realizá-la por não estar indo muito bem na área financeira.
Há, entretanto, uma parcela de gestores que realizam auditorias financeiras de forma periódica, seja mensal, anual, a cada dois anos, etc. A periodicidade fica a critério dos gestores, de acordo com a necessidade de cada empresa. Apesar de sua realização ser, de certa forma, trabalhosa, quanto mais frequente for realizada, mais no controle os gestores estarão.
Como preparar a empresa para uma auditoria?
Por ser um procedimento complexo, as empresas, geralmente, realizam uma preparação. Afinal, ainda que não haja nenhum colaborador ou sócio com más intenções, há uma certa tendência de alguns deles tentarem ocultar algumas informações — lembra que falamos que a palavra auditoria causa medo? Pois é!.
Por isso, é importante que, antes de tudo, os gestores conscientizem a todos que a auditoria financeira tem como objetivo melhorar a empresa e otimizar os setores, e não punir. Sem contar que uma auditoria tem como função e especialidade encontrar falhas nos procedimentos e finanças da empresa. Por isso, qualquer tentativa de ocultar informações será encontrada.
Como posso realizar uma auditoria na minha empresa?
A primeira coisa é definir se a auditoria será realizada pela própria empresa, ou se será contratada uma empresa externa especializada. Assim que definido, há alguns procedimento básicos para realizar uma auditoria, seja antes (preparação), durante ou depois de sua realização.
· Mapeamento de processos – A primeira coisa a se fazer é a realização do mapeamento de todos os processos de sua empresa, como pagamentos, recebimentos, cobranças, entre outros. Isso vai contribuir muito para que você e os auditores tenham uma primeira visão geral das finanças da empresa.
· Identificação de riscos – O segundo passo é a identificação de possíveis riscos, tendo como base os processos que foram mapeados. Isso inclui falhas e instabilidades, como por exemplo procedimentos que são realizados de alguma forma diferente da considerada padrão. Se não existe uma padronização nos procedimentos, esse será um elementos que a auditoria apontará para ser melhorado.
· Identificação do controle interno – O próximo passo é conhecer, de forma mais completa possível, os relatórios, contratos, conciliações, planilhas, revisões, e outros elementos de controle interno. Após entendê-las, será necessário verificar sua eficácia, ou seja, se elas conseguem traduzir os dados gerados em informações que serão úteis para você, e que sejam precisas e reais. Se esses elementos de controle interno não forem precisos ou de fácil leitura e análise, é papel da auditoria orientar a empresa para a criação de novas formas de geração de controle interno, que sejam mais ágeis, simples, completas e que traduzam fielmente situação financeira da empresa.
· Análise de resultados: enfim, a última etapa, quando o procedimento de auditoria é realmente realizado. Com as informações em mãos, será possível reduzir gargalos e melhorar áreas e procedimento falhos, que têm potencial de prejudicar o funcionamento e, consequentemente, as finanças da empresa.
Quais são as principais vantagens de uma auditoria financeira? A vantagem mais óbvia de uma auditoria financeira é ter em mãos os valores, planilhas e documentos que traduzem de forma verdadeira as finanças da empresa. Além disso, ela também aponta possíveis falhas no controle interno — planilhas, documentos e registros — e orienta a melhorar esses elementos, além de evitar possíveis furtos ou desvios.
